Laporan Pertanggung Jawaban 2011

Laporan

Pertanggungjawaban

Pengurus PCMI Jatim 2011-2012

 

 

A. PENDAHULUAN

PCMI Jawa Timur sebagai wadah bagi para purna program pertukaran merupakan satu organisasi yang sangat potensial untuk memberikan sumbangsih nyata bagi perkembangan pemuda Indonesia, khususnya di Jawa Timur.

Reputasi panjang yang dipunyai PCMI Jawa Timur dalam berbagai kegiatan, baik terkait langsung dengan program pertukaran pemuda maupun kegiatan lainnya, adalah suatu bukti nyata bahwa selama ini PCMI Jatim telah menjadi salah satu wadah perkumpulan alumni pertukaran pemuda antar negara yang terbaik dibanding daerah-daerah lain-nya.

Reputasi ini dimulai dengan usaha semaksimal mungkin untuk selalu mengirimkan kandidat peserta pertukaran yang terbaik. Dengan mengirimkan delegasi yang terbaik, maka tidak heran peserta wakil dari Jatim selalu menjadi peserta yang menonjol dan memberikan kontribusi positif dalam program.

Keberhasilan dalam program ini sangat penting sekali, karena akan berbanding lurus dengan keaktifan dalam berkontribusi melalui wadah PCMI Jatim. Mereka yang pulang program dengan membawa pengalaman serta kenangan positif akan cenderung mencari komunitas sesama alumni program yang itu tersedia dalam PCMI Jatim.

Dilain pihak, keberhasilan PCMI Jatim memjadi wadah yang nyaman bagi semua anggotanya juga tak sangat berpengaruh dalam seberapa besar alumni program mau berkontribusi dalam kegiatan-kegiatan yang ada. Mengakomodir hal tersebut, dalam kepengurusan kami, harmonisasi antar anggota menjadi salah satu point penting yang kami perjuangkan. Menjadikan PCMI Jatim bukan sekedar wadah, tapi juga rumah kedua yang nyaman ditinggali, dengan masing-masing anggotanya sebagai sebuah keluarga besar adalah visi kepengurusan kami.

Hal tersebut berangkat dari keyakinan kami bahwa dengan menjadi tempat untuk berkiprah yang kondusif, PCMI Jatim akan bisa mewadahi seluruh potensi anggotanya. Ketika anggota dapat mengeluarkan potensi terbaik mereka, maka itulah yang kami anggap sebagai kontribusi nyata dalam membangun perkembangan pemuda. Karena prestasi-prestasi itu kami yakini akan memberikan inspirasi bagi segenap pemuda pada umumnya, terkhusus lagi bagi sesama anggota. Besi mengasah besi, manusia mengasah manusia. Saling belajar, saling menginspirasi.

Meskipun demikian, kepengurusan kami yang singkat tentunya tak lepas dari kekurangan. Banyak bahkan. Ketidakjelasan bentuk organisasi merupakan salah satu hal yang bisa disepurnakan. Untuk mengingat saja, kami dipilih melalui rapat yang sebenarnya dilakukan untuk pemilihan panitia seleksi PPAN. Bahkan kami juga tidak pernah dilantik dan disyahkan. Sehingga secara legal formal sebenarnya kami tidaklah bisa disebut sebagai pengurus PCMI Jatim. Sehingga seringkali ada gurauan, bahwa Presiden PCMI Jatim adalah Ratna Savitri, Ketua-nya Luthfi Nur Rosyidi.

Kekurangan yang lain yang layak segera diperbaiki diantaranya adalah kegiatan nyata yang secara langsung menyentuh masyarakat dalam wadah formal PCMI Jatim. Bukan yang dilakukan individu-individu, atau yang dikemas dalam program seleksi kandidat PPAN. Hal tersebut belum dapat banyak kami lakukan diantranya dikarenakan kesibukan masing-masing anggota PCMI Jatim, yang beraktivitas di bidang yang berbeda-beda.

Selain itu, masalah lain yang harus segera disempurnakan adalah mengenai tertib administrasi. Sebenarnya sudah kami mulai dnegan mebuat rekening khusus PCMI Jatim di Bank Jatim. Tapi tentunya perbaikan-perbaikan berkelanjutan harus tetap dilakukan. Misalnya dengan pem-baku-an kop surat, database anggota yang selau diupdate dan lain-lain hal yang terkait dengan administrasi.

 

 

B. KEPENGURUSAN

Susunan kepengurusan PCMI Jatim masa bakti 2011-2012 adalah sebagai berikut:

Komposisi dan Personalia

Pengurus Harian PCMI JATIM 2011-2012

 

Anggota Dewan Penasehat                  :  Diri Prasodjo                                    (AIYEP 1995)

Ahmad Cholis H.                  (SSEAYP 1983)

Hariati Prihatini                  (ICYEP 1996)

Atri Wardani                                    (ICYEP 1990)

Ratna Savitri                             (Pan Pacific 2002)

 

Ketua                                                                        : Luthfi Nur Rosyidi                   (AIYEP 2007)

Sekretaris                                                      : Rizky Sulistyowati                   (ICYEP 2008)

Bendahara                                                      : Ryza Cahaya                                     (ICYEP 2007)

 

Dept. SDM & Rekrutmen                  : Donny Prasetya                  (SSEAYP 2008)
Caroline Tanjaya                   (ICYEP 2006)

Dept. Riset & Development                  : Armyn Gita                                    (ICYEP 2007)
Anisa Farida                                    (ICYEP 2004)

Dept. Pengabdian Masy                  : Yesaya Hardiyanto                  (ICYEP 2010)
Eri H Kotto                                     (SSEAYP 2010)

Dept. Humas                                                      : Neni Tania                                    (SSEAYP 2007)

Aditya Wiralaksana                  (Korea 2010)

Dept. Internal Affair                  : Hilaytuz Zakiyyah                  (AIYEP 2008)
Eric Stenly                                    (AIYEP 2010)

Koordinator Perwakilan

Jakarta                                    : Dody Priambodo (co)

Angga Suryo (ICYEP), Ama Mata Tari (AIYEP), Stefani Tefi (SSEAYP)

Kota Indo                  : Wike Trisnandini (Denpasar), Dwi Setijo W (Jayapura)

Allan Kneefel (Manado)

Luar Negeri                    : Cynthea Soerjo (Australia), Hilyatuz Zakiyyah (Belanda),

M. Rodlin Billah (Jerman) Ari Sufiati (California, USA),

Sophia Raketantri (Texas, USA), Andiputra Sparingga (Jepang)

Riza Rachman Furchan (Singapura), Mumpuni Murniati (Inggris)

Anisa Farida (Taiwan)

 

 

 

C. PROGRAM KEGIATAN

– Program Kegiatan Non Seleksi PPAN

Kegiatan non seleksi tidaklah terlalu banyak. Karena memang sejak  awal semua kegiatan PCMI Jatim di setting terintregrasi menjadi satu dalam rangkaian seleksi PPAN. Mulai dari publikasi, seleksi sampai pembekalan, semuanya didalamnya diarahakan dan ditujukan sebagai bentuk pengabdian kepada masyarakat sebesar-besarnya.

Selain itu kami juga melakukan beberapa kegiatan berkerjasama dengan pihak dispora, diantaranya mengirimkan wakil untuk Youth Camp ASEAN Games di Bogor (peserta diambilkan dari finalis seleksi PPAN), Pelatihan kepemimpinan di Batu, Konferensi Nasional Pemuda di Bogor, forum koordinasi lembaga kepemudaan pusat-daerah, dan juga diminta untuk menjadi Juri Program JENESYS 2012.

 

– Seleksi PPAN

 

KEPANITIAAN SELEKSI PPAN 2011

Koordinator                : Donny Prasetya (SSEAYP’08)
Sekretaris Umum                : Aditya (Korea’10)
Bendahara                 : Ryza Cahaya (ICYEP’08)
Tim Publikasi dan Sosial Media
Koordinator                : Eri Hadyansyah (SSEAYP’10);  Rizky Sulistyowati (ICYEP’09)
Tim Seleksi
Koordinator                : Ryza Cahaya (ICYEP’08); Eric Stanley (AIYEP’10)
Tim Karantina
Koordinator                : Hilyatus Zakiyyah (AIYEP’08); Neni Tania (SSEAYP’07)
Tim Pembekalan
Koordinator                : Yesaya Hardyanto (ICYEP’10)
Penasehat                : Diri Prasodjo (AIYEP’95); Atri Wardhani (ICYEP’92);                                         Ratna Savitri (Pan Pacific 2002)

Pada perkembangan selanjutnya akhirnya ada beberapa penyesuaian, diantaranya Yesaya menangani karantina, sedangkan untuk pembekalan diserahkan ke masing-masing program dengan Eric sebagai penanggung jawab.

– PUBLIKASI SELEKSI

Kegiatan publikasi seleksi dibagi menjadi dua.

–        Publikasi pra seleksi

–        Publikasi selama dan setelah promosi

Kegiatan publikasi pra  seleksi dilakukan melalui berbagai cara ayang ada. Baik on the line (website, radio, media sosial: facebook, twitter, YM, millist dst) maupun of the line (road-show ke kampus, temu darat, dll). Selain itu dilakukan pula dnegan menyebarkan poster dan undangan ke seluruh kabupaten melalui dispora dan kampus-kampus yang ada di Jawa Timur.

Keberhasilan publikasi pada tahun sebelumnya sangat meringankan beban publikasi pada tahun 2011. Demikian pula adanya website www.pcmijatim.org yang merupakan sumbangsih dari salah satu anggota PCMI yang tinggal di USA (Ari Sufiati) yang telah mulai dibangun sejak setahun sebelumnya, merupakan point sukses dari publikasi tahun 2011.

Publikasi selama dan setelah promosi banyak dilakukan melalui media massa. Seluruh kegiatan seleksi yang dapat diusahakan diliput oleh media massa dikomunikasikan ke para wartawan, baik koran maupun radio. Tahun ini, liputan tentang pertunjukan akhir peserta karantina di stasiun gubeng diliput dan diberitakan oleh berbagai media massa. JawaPos, Surya, Radar Surabaya dan beberapa radio dan media massa lainnya.

– SELEKSI

I.               Latar Belakang

Seleksi Pertukaran Pemuda Antar Negara Propinsi Jawa Timur 2011 dilakukan di bawah Dinas Pemuda dan Olahraga Propinsi Jawa Timur (Dispora Jatim), dan dilaksanakan oleh Purna Caraka Muda Indonesia Jawa Timur (PCMI Jatim).

Tahapan dan prosedur seleksi ditentukan dari hasil rapat bersama PCMI Jatim dan disetujui oleh Dispora Jatim. Diharapkan melalui tahapan seleksi yang ketat, dapat terpilih wakil untuk PPAN 2011 yang dapat membawa nama baik Propinsi Jawa Timur dan Indonesia demi keberhasilan program, dan juga membawa masa depan yang lebih baik bagi PCMI Jatim.

II.              Tahapan Seleksi

Seleksi dilakukan sejak saat pengumuman pembukaan seleksi pada tanggal 14 Maret 2011. Tahapan seleksi dijabarkan sebagai berikut:

a. Tahap I Seleksi Administrasi

– Seleksi administrasi dilakukan mulai 14 Maret-24 Maret 2011

– Seleksi dilakukan dengan melihat kelengkapan dan kesesuain berkas peserta dengan persyaratan pendaftaran, dan kemudian dinilai sesuai poin-poin yang terdapat di lembar penilaian tes administrasi

– Seluruh peserta yang memenuhi persyaratan dan melengkapi berkas pendaftaran, diloloskan ke tahap seleksi tes tulis dan tes essay

b.     Tahap II Tes Tulis

– Jumlah Peserta: Seluruh peserta yang lolos tahap tes administrasi

– Hari/ Tanggal pelaksanaan: Sabtu, 26 Maret 2011

– Tata Cara:

  • Materi soal tes tulis ialah soal dasar GMAT (Graduate Management Admission Test) dan TOEFL
  • Panitia membagikan 1 lembar soal dan 1 lembar untuk jawaban pilihan ganda

c. Tahap III Tes Essay

– Jumlah Peserta: Seluruh peserta yang lolos tahap tes administrasi

– Hari/ Tanggal pelaksanaan: Sabtu, 26 Maret 2011

– Tata Cara:

  • Panitia akan membagikan 1 lembar soal dan 2 lembar untuk jawaban essay

d. Tahap IV Tes Wawancara

– Jumlah Peserta: 80 orang dengan nilai tertinggi (∑ Score Admin, Score Tes tulis)

– Sedangkan tes essay baru akan dinilai setelah tes wawancara, untuk menentukan peserta yang lolos karantina.

– Hari/ Tanggal pelaksanaan: Sabtu, 26 Maret 2011

Tata Cara: Tes wawancara terdiri dari 5 pos sebagai berikut :

  • Pos 1 : Tes Psikologi
  • Pos 2 : Tes Komunikasi
  • Pos 3 : Tes Kemampuan Bahasa Inggris
  • Pos 4 : Tes Wawasan Kebudayaan & Kesenian Daerah
  • Pos 5 : Tes Wawasan Kebangsaan dan Internasional

 

Posisi dan pembagian Tim Penilai saat Tes Wawancara

 

 

 

 

 

 

 

  • Peserta memasuki ruang wawancara sesuai urutan dan waktu yang diberikan oleh panitia, peserta lainnya dipersilahkan menunggu diluar ruangan
  • Setiap menit keempat akan dibunyikan kode peluit pendek oleh panitia sebagai tanda waktu wawancara untuk pos tersebut tinggal 1 menit
  • Setiap menit kelima akan dibunyikan kode peluit panjang sebagai tanda peserta harus lanjut menuju pos selanjutnya
  • Tidak diperkenankan menambah waktu wawancara pada suatu pos karena dapat mengurangi waktu wawancara peserta selanjutnya.
  • Peserta yang sudah selesai wawancara bisa langsung meninggalkan tempat. Untuk pengumuman hasil, mereka diminta untuk memantau website www.pcmijatim.org
  • Hasil seleksi tahap ini, dipilih 24 nama peserta yang menjalani seleksi karantina yang pada 02-03 April 2011 berdasar ∑ Score Admin, Score Tes tulis, Score Tes Essay, Score Tes Wawancara dan pertimbangan Note Khusus Panitia mengenai personality peserta

 

III.       Biaya

Pengeluaran Seleksi PPAN Provinsi Jawa Timur Tahun 2011

 

  1. Fotokopi lembar penilaian administrasi                                                            Rp       10.500

b.          Peluit (2 x @Rp 1.300)                                                                                          Rp         2.600

c.            Map (25 x @Rp 400)                                                                                          Rp       10.000

d.          Fotokopi soal tes tulis dan tes essay                                                            Rp     104.400

e.          Fotokopi lembar penilaian tes essay & wawancara, name tag                Rp     319.000

f.             Konsumsi panitia seleksi tes administrasi                                             Rp       51.000

Total                                                                                                                                       Rp     497.500

IV.        Saran

Dari pelaksanaan tahap tes seleksi PPAN Prop. Jatim 2011, terdapat beberapa saran demi kelancaran dan kemajuan program ini di masa mendatang, yaitu:

– Membuka pengumuman pendaftaran lebih awal sehingga proses promosi dan proses seleksi lebih optimal. Masih diperlukan koordinasi dengan Dispora Jatim terkait hal ini.

– Memberikan petunjuk lengkap di bagian FAQ mengenai tata cara mendownload paket formulir pendaftaran dan mengisinya dengan menggunakan program Adobe. Sebisa mungkin, paket formulir pendaftaran disediakan dengan size yang kecil. Hal ini untuk mengantisipasi peserta yang berasal dari kota di luar Surabaya yang tidak memiliki jaringan internet yang stabil dan masih awam dengan program Adobe.

– Panitia berencana untuk memasukkan tahapan seleksi Focus Group Discussion pada tahun ini, namun dibatalkan mengingat keterbatasan waktu. Hal ini mungkin dapat diterapkan di tahun mendatang, terutama untuk melihat karakter kepribadian dan wawasan pengetahuan umum peserta.

Selain itu, kami menyadari masih banyak kekurangan dalam proses seleksi tahun ini yang dapat diperbaiki di masa mendatang. Panitia tim seleksi juga ingin mengucapkan terima kasih tulus kepada PCMI Jatim, Dispora Jatim, Juri Tes Seleksi Wawancara dari Dispora Jatim dan Fakultas Psikologi Universitas Airlangga, serta semua pihak yang sudah membantu jalannya proses seleksi..

V.     Lampiran

a.     Persyaratan Peserta PPAN Jatim 2011

  • · WNI, Penduduk Jawa Timur (dibuktikan dengan foto kopi KTP yang masih berlaku)
  • · Berusia dalam batasan 18 hingga 30 tahun, dengan ketentuan:
  • · Program Kanada (18-23 tahun)
  • · Program Australia (20-25 tahun)
  • · Program SSEAYP (20-30 tahun)
  • · Program Korea (22-27 tahun)
  • · Sehat jasmani dan rohani
  • · Bebas narkoba dan tindakan kriminal
  • · Belum menikah
  • · Pendidikan minimal lulus SLTA atau sederajat
  • · Memiliki pengalaman dalam berorganisasi
  • · Memiliki jiwa kepemimpinan yang baik, motivasi yang kuat, serta kemampuan interpersonal yang berkembang baik
  • · Memiliki kemampuan berbahasa Inggris aktif yang baik, dengan menyertakan nilai TOEFL minimal 450 (Sertifikat tidak perlu dilampirkan saat pengumpulan berkas aplikasi)
  • · Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai seni budaya bangsa, serta menguasai setidaknya 1 (satu) bentuk kesenian daerah Jawa Timur
  • · Memiliki wawasan kebangsaan dan antarbangsa yang kuat
  • · Dapat bekerjasama dalam kelompok dengan baik
  • · Belum pernah mengikuti program pertukaran pemuda antar negara yang dilaksanakan oleh Kementerian Pemuda dan Olahraga (eks-Ditjen Pendidikan Luar Sekolah dan Pemuda, Kementerian Pendidikan Nasional)
  • · Menyerahkan formulir pendaftaran yang sudah diisi lengkap (termasuk foto, essay dan jawaban lengkap terhadap semua pertanyaan)
  • · Lulus seleksi di tingkat provinsi dan bersedia mengikuti semua tahapan selanjutnya di tingkat Nasional
  • Pursue your dream and be part of Indonesia Youth Exchange Program 2011. Visit www.pcmijatim.org for more details.
  • Ikuti Seleksi Pertukaran Pemuda Antar Negara 2011 Propinsi Jawa Timur. Pendaftaran dibuka 14 Februari 2011 hingga 18 Maret 2011. Informasi lengkap kunjungi www.pcmijatim.org
  • Jadilah bagian dari komunitas global. Buka kesempatanmu menjadi duta bangsa dalam Pertukaran Pemuda Antar Negara 2011. Kunjungi www.pcmijatim.org untuk infomasi dan pendaftaran
  • Take action in global issues! Apply now for Indonesia Youth Exchange Program 2011. Visit www.pcmijatim.org for more details.
  • Show your nationality statement! Be part of Indonesia Youth Exchange Program 2011. Visit www.pcmijatim.org for more details.
  • Indonesia Youth Exchange Program worth a lifetime experience. Be the young ambassador of your country. Visit www.pcmijatim.org for details and application

b.     Wording Promosi dan Teaser

c.     Paket Form Pendaftaran dan Lampiran Lainnya

Untuk paket form pendaftaran dapat didownload di website

 

 

–        KARANTINA

Karantina dilakukan selama tiga hari dua malam di salah satu gedung di daerah Keputih. Keduapuluh empat peserta terpilih diwajibkan mengikuti serangkaian kegiatan yang ditujukan untuk memdorong mereka mengeluarkan kemampuan terbaiknya. Diakhir akhirnya terpilih beberapa kandidat untuk berbagai program yang ditentukan sebagai berikut:

1. Program Kanada : Dimas Setyawan

2. Program SSEAYP : Marina Amelia

3. Program China : Riski

4. Program Malaysia : Eflina Nurdini Febrita Mona

 

Wakil Cadangan Delegasi Jawa Timur

Cadangan dimungkinkan jika terjadi beberapa kondisi yaitu Calon Wakil Delegasi Jawa timur mengundurkan diri, ada tambahan kuota untuk Provinsi Jawa Timur dari KEMENEGPORA, dan hal-hal lain yang memungkinkan adanya pergantian nama atau penambahan wakil untuk Jatim.

Cadangan Program Kanada

Putra : 1. Ika Suwandi

Putri : 1. Aulia Anis

2. Wilarda Lucky Dwi Ananda

Cadangan Program SSEAYP

Putra : 1. Vikhi Septia Purnama Putra

2. Agri Bisono

Putri :1. Chandra Gracia Anweta

Cadangan Program China

Putra : 1. Agus Salim

Cadangan Program Malaysia

Putri : 1. Mellisa Ulfa R.

Cadangan Program Australia

Putra : 1. Muhammad Fauzil Haqqi

2. Masa Mukti

Putri : 1. Mirsya Ekarina Mulyani

2. Nabila Fidiyandini

 

–        PEMBEKALAN

Pembekalan diberikan kepada calon berangkat program, yang setelah melalui seleksi pusat dan penambahan kuota menjadi seperti berikut:

1. Program Kanada : Dimas Setyawan

2. Program SSEAYP : Marina Amelia & Aulia Anis (sebagai wakil pusat)

3. Program China : Riski

4. Program Malaysia : Rizki Nur Fauzia (kandidat lain terganjal persyaratan administrasi)

Kelima kandidat diatas diberikan pembekalan melalui alumni masing-masing program dengan dikoordinasikan oleh Eric Stenly

C. KEUANGAN

Selama kepengurusan kami, hampir semua kegiatan operasional didanai dari uang pribadi masing-masing pengurus dan anggota yang melakukan kegiatan. Hal tersebut menyusahkan pencatatan. Bahkan sewa hosting untuk website juga merupakan bentuk sumbangan yang tidak dirupakan dalam bentuk natura/uang. Selain itu banyak kerjasama dengan pihak sponsor yang sifatnya bantuan yang diberikan berupa program atau publikasi, dan non natura. Seperti misalnya barter publikasi dengan radio dan media massa dengan mencatumkan logo mereka di website dan kita mendapatkan publikasi gratis.Hal yang sedemikian membuat pencatatan berupa laporan keuangan secara terperinci lebih sulit.

Sedangkan dana yang berupa uang yang didapatkan berasal dari dispora provinsi jatim dan juga pihak lain yang tidak mengikat. Salah satu pendanaan yang kami peroleh adalah dari kerjasama dengan pemkot Surabaya. Berikut kami sertakan rincian pendanaan:

Pendapatan

No

Rincian

Jumlah

1

Kas kepengurusan sebelumnya (dari Nana)

Rp. 650.000,-

2

Sisa Anggaran Seleksi PPAN 2010 (dari Luthfi & Neni)

Rp.   2.600.000,-

3

Kerjasama Hibah Bantuan Sosial Pemkot Surabaya

Rp.   7.000.000,-

Total

Rp. 10.250.000,-

 

(Sepuluh Juta Dua Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah)

 

Pengeluaran

No

Rincian

Jumlah

1

Sumbangan untuk publikasi seleksi PPAN 2011

Rp. 100.000,-

Total

Rp. 100.000,-

 

Total Keseluruhan Biaya yang dikeluarkan

Rp. 100.000,-

 

(Seratus Ribu Rupiah)

 

Sisa Saldo            : Rp. 10.150.000,- (Sepuluh Juta Seratus Lima Puluh Ribu rupiah)

 

Beberapa catatan yang perlu kami tambahkan dalam laporan keuangan ini adalah:

–        Rincian diatas tidak termasuk keuangan untuk seleksi 2011 yang belum kami dapatkan laporan tertulisnya.

–        Pengeluaran diatas juga belum termasuk uang konpensasi untuk Amel atas andilnya dalam pengajuan proposal yang akhirnya berhasil mendapatkan hibah bantuan sosial dari pemkot Surabaya

C. Penutup

Sebagaimana kepengurusan kami yang singkat, laporan ini masih jauh dari sempurna. Meski demikian, laporan pertanggungjawaban ini kami buat dengan sedemikain rupa agar dapat dibuat gambaran mengenai kepengurusan kami selama setahun ini. Koreksi dan masukan akan sangat membantu buat kami, terlebih lagi untuk kepengurusan PCMI Jatim berikutnya.

Demikian Laporan ini kami buat, semoga dapat diterima dan bermanfaat buat PCMI Jatim ke depannya.

 

Surabaya, 9 Februari 2012

Ketua PCMI Jatim

Luthfi Nur Rosyidi